FAQ zu Regelungen für E-Rechnungen zum 01.01.25

Kann ich ab dem 01.01.25 noch Papierrechnungen versenden?

Ab dem 1. Januar 2025 ist der Versand von Papierrechnungen im B2B-Bereich in Deutschland in vielen Fällen nicht mehr zulässig. Für Rechnungen zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands wird die E-Rechnungspflicht eingeführt, die elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorschreibt. Diese neuen Regeln basieren auf der Umsetzung einer EU-Richtlinie, die eine Vereinheitlichung und Digitalisierung des Rechnungsprozesses im Binnenmarkt fördern soll.

Papierrechnungen werden ab diesem Datum im Regelfall nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und sind dann nur noch in Ausnahmefällen möglich. Beispielsweise könnte dies für bestimmte Kleinbeträge oder private Rechnungen (B2C) gelten. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie sowohl den Versand als auch den Empfang von E-Rechnungen gewährleisten können, um den neuen Vorschriften zu entsprechen und steuerrechtliche Probleme zu vermeiden.

Kann ich ab dem 01.01.25 den Versand von E-Rechnungen verlangen?

Ja, ab dem 1. Januar 2025 können Unternehmen in Deutschland den Versand von E-Rechnungen verlangen, sofern sie geschäftliche Beziehungen mit anderen Unternehmen (B2B) pflegen. Eine EU-Richtlinie schreibt vor, dass Mitgliedstaaten den E-Rechnungsversand im B2B-Bereich für Transaktionen verpflichtend machen können. Deutschland hat beschlossen, diese Regelung umzusetzen.

Ab Januar 2025 wird daher eine verpflichtende E-Rechnung für bestimmte B2B-Transaktionen eingeführt, mit dem Ziel, den Rechnungsprozess zu standardisieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Die Regelung gilt vorerst nur für den inländischen Geschäftsverkehr, das heißt für Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Das betrifft insbesondere den Versand und Empfang in strukturierter, elektronischer Form, wie beispielsweise XML-basiert (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung).

Die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung soll helfen, administrative Prozesse zu erleichtern und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Reicht es, dass ich ab dem 01.01.25 E-Rechnungen empfangen kann?

Nein, es reicht nicht aus, lediglich E-Rechnungen empfangen zu können. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland auch E-Rechnungen versenden können, wenn sie geschäftliche Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) stellen. Diese Pflicht basiert auf der Umsetzung der EU-Richtlinie zur Förderung der E-Rechnung im europäischen Binnenmarkt und erfordert, dass Unternehmen in der Lage sind, strukturierte elektronische Rechnungen – beispielsweise im ZUGFeRD– oder XRechnung-Format – zu erstellen und zu versenden.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht soll den Rechnungsprozess effizienter gestalten, Missbrauch und Steuerhinterziehung reduzieren sowie den Verwaltungsaufwand verringern. Es ist daher notwendig, dass Unternehmen sowohl den Empfang als auch den Versand von E-Rechnungen sicherstellen, um die gesetzlichen Vorgaben vollständig zu erfüllen.

Unter welchen Voraussetzungen können Unternehmen ab dem 01.01.25 noch Papierrechnungen versenden?

Unternehmen können ab dem 1. Januar 2025 weiterhin Papierrechnungen im inländischen B2B-Verkehr unter bestimmten Bedingungen versenden. Das Gesetz sieht eine Übergangszeit bis Ende 2027 vor, in der Papierrechnungen und auch ältere elektronische Rechnungsformate noch erlaubt sind, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2028 müssen jedoch alle inländischen B2B-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) übermittelt werden, das eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht.

Wichtig: Diese neuen Anforderungen gelten nur für inländische B2B-Geschäfte; im B2C-Verkehr und bei grenzüberschreitenden Geschäften bleibt die Papierrechnung zulässig. Auch Kleinstbetragsrechnungen (bis 250 €) und bestimmte Ausnahmen wie Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen