Herausforderungen beim Empfang von E-Rechnungen

Als Empfänger von E-Rechnungen steht man vor spezifischen Herausforderungen, die eine gut organisierte Lösung erfordern. Hier sind die wichtigsten Aspekte und Herausforderungen im Detail:

Was sind E-Rechnungen?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format wie XML, JSON oder EDIFACT ausgestellt und empfangen wird. Sie enthält alle relevanten Rechnungsinformationen in einer maschinenlesbaren Form. Standards wie ZUGFeRD, XRechnung oder die EU-konforme EN 16931 spielen eine wichtige Rolle bei der Strukturierung und dem Austausch solcher Rechnungen.

Die einzelnen Herausforderungen beim Empfang von E-Rechnungen

1. Technische Integration:
   • Kompatibilität der Formate: Unterschiedliche Lieferanten können verschiedene E-Rechnungsformate verwenden. Nicht alle Unternehmen verwenden den gleichen Standard (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung). Daher muss das ERP- oder Buchhaltungssystem des Empfängers in der Lage sein, mehrere Formate zu verarbeiten.
   • Schnittstellen und Software: Für die Verarbeitung von E-Rechnungen sind spezielle Schnittstellen oder Software-Lösungen erforderlich. Es kann eine Herausforderung sein, diese Lösungen nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren.
   • Versionierung der Formate: Es gibt verschiedene Versionen der Standards. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie stets mit der neuesten Version arbeiten, da sich Anforderungen ändern können.
2. Datenvalidierung:
   • Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen: Auch E-Rechnungen können fehlerhaft sein, z. B. durch falsche Steuersätze, fehlende Pflichtangaben oder falsche Rechnungsnummern. Diese müssen durch automatisierte Validierungsmechanismen erkannt und zurückgewiesen werden.
   • Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben: Für Unternehmen in Deutschland und der EU gibt es strenge Vorgaben zur E-Rechnung. Rechnungen müssen nach gewissen Formaten und Fristen abgelegt werden, und eine Validierung muss sicherstellen, dass diese Vorgaben eingehalten werden.
3. Komplexität der Systeme:
   • Skalierbarkeit: Für Unternehmen, die viele E-Rechnungen empfangen, kann die Verarbeitung dieser Rechnungen in großem Maßstab eine Herausforderung darstellen. Systeme müssen in der Lage sein, Tausende von Rechnungen effizient und schnell zu verarbeiten.
   • Datensicherheit und Compliance: E-Rechnungen enthalten sensible finanzielle Informationen. Es muss sichergestellt werden, dass diese Daten sicher gespeichert und gemäß den Datenschutzgesetzen wie der DSGVO verarbeitet werden.
4. Menschliche Überprüfung und Prozesse:
   • Überprüfung und Genehmigung: Auch wenn die Daten digital verarbeitet werden, bedarf es oft menschlicher Überprüfung, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt ist, die gelieferten Waren oder Dienstleistungen übereinstimmen und eventuelle Unstimmigkeiten geklärt werden.
   • Manuelle Nachbearbeitung: Trotz digitaler Prozesse kann es vorkommen, dass E-Rechnungen manuell nachbearbeitet oder mit zusätzlichen Daten ergänzt werden müssen.
5. Interne Koordination:
   • Workflow-Integration: Die E-Rechnung muss in den internen Rechnungsprüfungs- und Zahlungsworkflow eingebunden werden. Dabei müssen verschiedene Abteilungen (z. B. Buchhaltung, Einkauf, Controlling) auf dieselben Daten zugreifen und diese effizient bearbeiten können.
   • Genehmigungsprozesse: Besonders bei größeren Unternehmen gibt es oft mehrstufige Genehmigungsprozesse, die in die Verarbeitung der E-Rechnungen integriert werden müssen.
6. Langfristige Archivierung:
   • Archivierungspflichten: E-Rechnungen müssen oft über viele Jahre hinweg sicher und abrufbar archiviert werden, je nach lokalen steuerlichen Anforderungen. Dabei muss sichergestellt werden, dass die Rechnungen auch in Zukunft lesbar und verständlich bleiben, was durch Veränderungen in Software und Dateiformaten erschwert werden kann.
   • Zugriffssicherheit: Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf archivierte Rechnungen haben, um den Schutz vor unbefugtem Zugriff zu gewährleisten.
7. Effizienzsteigerung:
   • Automatisierungspotenzial: Unternehmen wollen ihre Prozesse möglichst automatisieren, um Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern. Dies erfordert jedoch, dass die E-Rechnungsverarbeitung vollständig integriert und ohne manuelle Eingriffe ablaufen kann.

Fazit:

Als Empfänger von E-Rechnungen müssen Unternehmen sich auf die technische Integration, die Sicherstellung der Rechtskonformität, die Validierung der Daten und die Verarbeitung von Rechnungen in einem effizienten Workflow konzentrieren. Es bedarf einer gut organisierten IT-Infrastruktur, klar definierter Prozesse und eines hohen Sicherheitsstandards, um die Herausforderungen der E-Rechnungsverarbeitung erfolgreich zu bewältigen.