E-Rechnungs-Validator-Mailservice

Dieser Service für die Verarbeitung von E-Rechnungen bietet eine automatisierte und effiziente Lösung, um den Empfang, die Prüfung und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen zu vereinfachen. Der Ablauf des Services ist folgender:

1. Empfang der E-Rechnung: Der Service agiert im Namen des Kunden und empfängt E-Rechnungen, typischerweise im XML-Format, das für E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD genutzt wird.
2. Validierung auf Konformität: Die eingehenden Rechnungen werden auf ihre rechtliche und technische Konformität geprüft. Dazu gehört die Überprüfung, ob alle vorgeschriebenen Felder vorhanden sind und das Rechnungsformat korrekt aufgebaut ist.
3. Visualisierung der Rechnung: Das XML-Format einer E-Rechnung ist für Menschen schwer lesbar. Der Service wandelt die Rechnung deshalb in ein lesbares PDF um, das dem Kunden als leicht verständliche Version zur Verfügung gestellt wird.
4. Weiterleitung mit zusätzlichen Informationen: Nach der Prüfung und Visualisierung leitet der Service die ursprüngliche E-Mail inklusive der E-Rechnung an den Kunden weiter. Hinzu kommen:
   • Das Prüfergebnis valide oder invalide wird in der Betreffzeile ergänzt
   • Ein Prüfbericht als Anhang, der detailliert aufzeigt, ob die Rechnung konform ist oder Fehler aufweist.
   • Eine PDF-Visualisierung der E-Rechnung als weiteres Attachment, damit die Rechnung leicht lesbar ist.
   • Bei ZUGFeRD-Rechnungen wird die unrsprünglich eingebettete XML-Datei als separater XML-Anhang hinzugefügt.
5. Zusammenfassung in der E-Mail: Zusätzlich enthält die weitergeleitete E-Mail selbst einen Auszug der wichtigsten Rechnungsfelder (z.B. Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum) sowie das Ergebnis der Prüfung (konform oder nicht konform).
6. Minimaler Aufwand für den Kunden: Die Kunden müssen lediglich zwei E-Mail-Adressen für den Service angeben: eine für den Empfang und eine für die Weiterleitung. Alles andere, von der Validierung bis zur Rücksendung der geprüften und visualisierten Rechnung, wird automatisch vom Service übernommen.

Dieser Service erleichtert Unternehmen die Verwaltung von E-Rechnungen, spart Zeit und stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, ohne dass Kunden sich um den technischen Aspekt kümmern müssen.